สัญญาณว่าชุดรายงานประจำเดือนควรจัดโครงใหม่
สัญญาณที่เจอบ่อยคือสไลด์เกินสามสิบหน้าสำหรับวาระสามสิบนาที มีตารางที่ต้องย่อจนอ่านตัวเลขไม่ได้ และมีหน้า “อื่น ๆ” ที่ยาวกว่าหน้าเรื่องหลัก ทีมจัดทำรายงานมักเกรงว่าถ้าตัดออกจะถูกถามว่าข้อมูลหาย
การจัดโครงใหม่ไม่ได้แปลว่าทิ้งข้อมูล แต่แยกเป็นชั้น ผู้บริหารเห็นหน้าตัดสินใจก่อน หัวหน้างานมีหน้าเจาะแผนก เจ้าหน้าที่คลังมีไฟล์ภาคผนวก คนละชุดตามบทบาท ในที่ประชุมใหญ่จึงไม่ต้องเลื่อนผ่านตารางซ่อนที่ไม่มีใครใช้ตอนลงมติ
เราทดลองโครงใหม่กับวาระจริงหนึ่งรอบ แล้วเก็บคำถามที่ถูกถามซ้ำ หากคำถามนั้นไม่มีที่อยู่ในหน้าสรุป จะเพิ่มแถบสั้น ๆ ไม่ใช่เพิ่มทั้งบท วิธีนี้ทำให้รอบเดือนถัดไปสั้นลงโดยไม่รู้สึกว่าข้อมูลถูกปิดบัง